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Kennzahlen und Kennzahlensysteme

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Was sind Lean Kennzahlen?

Kennzahlen im Lean Management sind sogenannte Leistungskennzahlen, oder auch Key Performance Indicators (KPI’s). Sie sind essenziell, um Prozesse zu erfassen und Probleme frühzeitig zu erkennen. Durch die Kennzahlen wird die Messung des Fortschritts ermöglicht, wodurch wiederum der Vergleich des Ist- und Soll-Zustands eines Projekt mit all seinen Prozessen stets kontrolliert werden kann. Zudem können Sachverhalte durch Kennzahlen dargestellt und Stärken, Schwächen oder Probleme frühzeitig erkannt werden.

Lean Kennzahlen dienen also dazu, einen gesamtheitlichen Blick zu gewinnen und wichtige Informationen zu filtern. Dabei wird in absolute und relative Kennzahlen unterschieden. Die absoluten Kennzahlen sind ursprüngliche Zahlen und Werte ohne bestimmte Bezugsgrößen, wohingegen die relativen Kennzahlen verschiedene Bezugsgrößen in Betracht ziehen. So lassen sich die Kennzahlen einfach einordnen und vergleichen.

Was sind die Primär- und Sekundärfunktionen von Kennzahlen?

Lean Kennzahlen können in zwei übergeordnete Funktionen eingeteilt werden, die Primärfunktion und die Sekundärfunktion. Zur Primärfunktion zählen beispielsweise Kennzahlen aus dem Einkauf oder der Produktion. Zur Sekundärfunktion hingegen gehören Kennzahlen aus dem Personal oder Finanzen. Alle Kennzahlen sollen für diese Funktionen definiert und angewandt werden.

Welche Aufgaben müssen die Kennzahlen erfüllen?

Lean Kennzahlen haben verschiedene Aufgaben, welche sie erfüllen sollten. Die Ziele des Lean Management müssen beispielsweise durch die Kennzahlen kommuniziert und definiert werden. Im Folgenden werden die Funktionen von Lean Kennzahlen für ein besseres Verständnis erläutert.

  • Repräsentativität: Die Kennzahlen müssen Aussagen über die Grundgesamtheit darstellen, deshalb müssen die Kennzahlen mindestens einen Teilaspekt des Unternehmens darstellen.
  • Aussagekraft: Die Kennzahlen sollen sinnvolle Aussagen über das Unternehmen ermöglichen.
  • Zielorientierung: Die Kennzahlen sind essenziell für die Zielerreichung. Sie sollen deshalb den Soll-Zustand in Betracht ziehen.
  • Verbesserungscharakter: Auch der Ist-Zustand spielt eine entscheidende Rolle. Die Ziele der Kennzahlen, also der Soll-Zustand, müssen mit Ist-Zustand vergleichbar sein, um Verbesserungen und Potenziale zu erkennen.
  • Wirtschaftlichkeit: Kennzahlen müssen wirtschaftlich sein. Es soll kein großer Aufwand sein, die Kennzahlen zu beschaffen und zu analysieren.
  • Reversibilität: Kennzahlen müssen auch umgekehrte Verhältnisse wiedergeben und darstellen.
  • Zweckneigung: Kennzahlen müssen einen bestimmten Zweck erfüllen. So sollen sie beispielsweise bestimmte Aufgaben und Probleme lösen.

Wie wähle ich die richtigen KPIs?

Um Ziele richtig zu definieren, hilft die SMART Methode. Die Methode beschreibt verschiedene Kriterien, welche die Ziele, beziehungsweise die KPIS erfüllen sollten, sodass eine optimale Evaluierung möglich ist. Folgende Kriterien müssen bei der SMART Methode erfüllt werden:

  • Specific
  • Measurable
  • Achivable
  • Relevant
  • Time

Das heißt also, Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und auf einen bestimmten Zeitraum bezogen sein. Wichtig bei der Zielsetzung ist, immer alle Gegebenheiten im Blick zu behalten.

Das Magische Dreieck

Das magische Dreieck besteht aus den Dimensionen Kosten, Zeit und Qualität. Die Dimensionen dienen häufig zur Definition der verschiedenen Projektziele. Zudem stehen sie in einer wechselseitigen Beziehung zueinander, das heißt, sie beeinflussen sich gegenseitig. Wird also eine Dimension verändert, hat dies in der Regel immer Auswirkungen auf eine andere Dimension. Verschiedene Kennzahlen sind essenziell für die Dimensionen.

Zu den Kosten gehören beispielsweise Ressourcen, Maschinen und Personal. Die Dimension Qualität umfasst die Aufgaben und Ziele, welche erreicht werden sollen und auch die Kundenanforderungen spielen hier eine wichtige Rolle. Die Dimension Zeit beschreibt alle relevanten Zeitpunkte, Zeiträume und Meilensteine, welche bis zu einem bestimmten Punkt erledigt werden sollen.

Die Einflüsse der Dimensionen Qualität und Zeit werden in folgendem Beispiel deutlich: Angenommen ein Gewerk auf der Baustelle benötigt für die Fertigstellung mehr Zeit als geplant. Um dennoch im Zeitplan zu bleiben, könnte dies zur Folge haben, dass die Arbeit weniger ordentlich erledigt wird, welches große Auswirkungen auf die Qualität hätte.

Nimmt man die Dimensionen Kosten und Qualität in Betracht, wird klar, dass auch hier große Konflikte entstehen können. Sind beispielsweise die geplanten Kosten für die Sanierung eines Gebäudes schon ausgereizt, die Sanierung jedoch noch im vollen Gange, kann dies dazu führen, dass auf günstige Materialien ausgewichen wird, welche nicht den Anforderungen des Bauherrn entsprechen.

Zu guter Letzt können auch zwischen den Dimensionen Kosten und Zeit große Konflikte entstehen. So beispielsweise, wenn der Endtermin eines Bauprojekts schon steht, die Gewerke ihre Arbeit jedoch noch nicht abgeschlossen haben. Eine mögliche Lösung wäre, noch mehr Arbeitende an das Projekt hinzuzuziehen, eine andere Möglichkeit wäre, den Fertigstellungstermin nach hinten zu verschieben. Beide Möglichkeiten können jedoch nur mit einem erhöhten Kosteneinsatz umgesetzt werden.

Neben Kosten, Zeit und Qualität ist es zudem essenziell, die Kundenwünsche und -anforderungen in Betracht zu ziehen. Die Aufgabe von Projektmanagern ist es, alle Dimensionen in ein Gleichgewicht zu bringen und unter Berücksichtigung der Kennzahlen auszubalancieren.

KPI’s und der Lean Management Performance Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist ein essenzielles Element des Lean Managements, welcher durch den Einsatz verschiedener Kennzahlen und Kennzahlensysteme funktioniert. Der Zyklus besteht aus den vier Phasen Plan, Do, Check und Act und ist ein iterativer Problemlösungsansatz. Durch seine einfache und unkomplizierte Anwendung können die Produktivität gesteigert und die Verschwendungen minimiert werden.

Durch verschiedene KPI’s können die Prozesse und Ziele des Lean Management Performance Zyklus immer wieder überprüft, verbessert und angepasst werden. Die Erreichung der einzelnen Phasen wird durch KPI’s erfasst und bewertet. So können Fehler und Mängel frühzeitig erkannt und vermieden werden. Um mehr über den PDCA-Zyklus zu erfahren, klicken Sie hier.

Was sind Lean Kennzahlensysteme?

Die Kennzahlensysteme sind eine Zusammenstellung verschiedener Kennzahlen und dienen als Steuerungsinstrument. Die einzelnen Kennzahlen in den Kennzahlensystemen stehen in einer sinnvollen und sachlichen Beziehung zueinander. Für eine hohe Effektivität und Effizienz sollten die Kennzahlensysteme angepasst werden.

Kennzahlensysteme haben verschiedene Einsatzgebiete. So können Sie beispielsweise bei der Bewertung von Entscheidungsalternativen und bei der Einordnung und Beurteilung von Größen hilfreich sein. Zudem dienen Sie als Frühwarninstrument und sie sind zudem ein wichtiges Instrument zur Ursachenanalyse.

Es gibt verschiedene Arten von Kennzahlen, in der Regel wird zwischen Rechensystemen und Ordnungssystemen unterschieden.

Einschränkungen von Lean Kennzahlen

Da Kennzahlen nur begrenzt aussagekräftig sind, kann es zu Informationsverlusten kommen. Aus diesem Grund sind Kennzahlensysteme von hoher Bedeutung, da die Daten hier zusammengestellt und das große Ganze interpretiert werden kann. Kennzahlensysteme wiederum können zu einer Informationsflut führen und fehlinterpretiert werden, welches in einer Fehlsteuerung enden kann.

Vorteile von Lean Kennzahlen

Neben den Einschränkungen bringen Kennzahlen und Kennzahlensysteme viele Vorteile mit sich. So schaffen Sie durch eine schnelle und übersichtliche Darstellung einen geordneten Überblick. Durch die Kennzahlen und Kennzahlensysteme können Soll-Ist Vergleiche herangezogen werden und herausgefunden werden, ob Lean Projekte zu den gewünschten Verbesserungen geführt haben. Die Verantwortlichen und Beteiligten können durch Kennzahlen und Kennzahlensysteme schnell und einfach entlastet werden.

Verbesserungsvorschläge können durch die Daten priorisiert und ausgewählt werden. So können Kommunikationsprobleme vermieden werden und Entscheidungen können einfacher getroffen werden. Zudem wird durch Kennzahlen und Kennzahlensysteme die Steuerung der Projekte erleichtert.